Час – найдорогоцінніший ресурс, який, на жаль, не поновлюється. І саме мистецтво ефективно використовувати його і є запорукою твоїх майбутніх успіхів та досягнень. Тож як усе встигнути?

Звужуй коло цілей

Занадто велика кількість завдань – типова помилка, що заважає людям досягати бажаної цілі. Чим менше глобальних завдань ти поставиш перед собою, тим більше шанс, що вони будуть реалізовані. Оптимальна кількість ключових цілей на певний період життя – від 1 до 3.

Правильна постановка цілей є першим важливим кроком на шляху до ефективного управління власним часом. Але це ще не все: кожну глобальну ціль варто розбити на невеликі послідовні етапи і визначити, скільки часу потрібно на здійснення кожного.

Якщо починати з глобальних завдань, то залишиться час і на дрібні. Але якщо зробити навпаки, то рутина непомітно «з’їсть» усе, що було відведено на реалізацію грандіозних планів.


 

Сфокусуй увагу на головному

На лекціях з тайм-менеджменту можна побачити такий «фокус». Тренер кладе в банку декілька лимонів, а потім засипає туди цукор. І все це чудово вміщується. Потім процедура повторюється, однак спочатку кладуть цукор, а потім вже лимони. Проте тепер їм не залишається місця. Тренер пояснює: цукор символізує різні рутинні дрібні справи, а лимони – навпаки, важливі, значимі. Якщо почати з «лимонів», тобто важливих завдань, то залишиться час і на дрібні. А от якщо, вчинити навпаки, то рутина непомітно поглине час, який можна було б присвятити реалізації глобальних цілей. Наприклад, вивчити мову, написати книгу, зробити ремонт і інше.

Тому недостатньо сформулювати цілі і розділити їх на етапи реалізації. Важливо вирішити, з чого саме почати, тобто розставити пріоритети. У цьому може допомогти такий метод, як «Матриця Ейзенхауера», що носить ім’я американського президента, який саме і придумав цей спосіб. Ось що пропонується. Треба всі справи розділити на 4 квадрати, залежно від їх важливості і терміновості:

А – важливі і термінові. Їх треба виконувати в першу чергу, тому що вони забезпечують вагомий внесок у досягнення ключової цілі.

В – важливі, але не термінові. Наприклад, підготовка до презентації, що відбудеться через місяць, підвищення кваліфікації й інше. Ці справи можна відкласти на деякий час, але не надовго, тому що вони перейдуть в квадрат А і тоді тебе спіткає сніжна лавина з термінових справ.

С – Термінові, але не важливі. Зазвичай ці справи є важливими не для тебе, а для когось іншого – колег, керівництва, і саме тобі потрібно цим зайнятись.

D – не важливі і не термінові, так званий «сміттєвий кошик». Сюди можна віднести: листування в соцмережах, перегляд фільмів і інше. Проблема в тому, що ми навіть не усвідомлюємо, скільки часу витрачаємо просто так.

Тому в цілях економії дорогоцінних хвилин, до виконання справ з квадратів С і D треба підходити лише після завершення задач з перших двох квадратів А і В. Або взагалі делегувати їх іншим людям.

Найскладніше – навчитись відділяти важливість від терміновості. Термінові, але неважливі справи дуже полюбляють маскуватись під першочергові. Тому коли встановлюєш пріоритети, задай собі питання: наскільки виконання цієї термінової справи наблизить мене до реалізації важливої цілі?

Встановлюй часові рамки

Після того, як усі пріоритети розписані, необхідно вирішити скільки часу спрямувати на виконання тих чи інших завдань. Спеціалісти з тайм-менеджменту рекомендують жорстко планувати 60% свого часу, а інші 40% – відводити на різні другорядні справи. Якщо ж повністю спланувати весь день і не залишити жодних прогалин, то рано чи пізно тебе спіткає розчарування. Адже реальність така, що прорахувати наперед все неможливо, тому що ми в значній мірі залежимо від зовнішніх обставин.

На завершення відмітимо, що головне – це те, що рухає тобою на шляху до досягнення цілі, для чого ти все це робиш. Саме ціль повинна надихати на реальні дії. І тоді ти зможеш не лише мріяти, але й втілювати свої плани.