Минулого року LinkedIn опублікувала результати опитування, які свідчать, що наші робочі списки поточних справ конче потребують переробки. Як виявилося, ми не такі вже й здібні, коли йдеться про виконання справ, які ми вважаємо обов’язковими. Мало не 90% працівників визнали, що не можуть до кінця звичайного робочого дня виконати усі завдання зі списку поточних справ. Тому, якщо вам набридло займатися одними й тими ж нудними справами щодня, час це змінити. Прочитайте наші п’ять порад про те, як підняти свою продуктивність і виконати усі завдання зі свого списку справ.

1. Ведіть один список робочих справ

Woman musing over her to do list

Будьмо чесними: якщо ви просто зараз хочете мати повне уявлення про весь перелік поточних справ, швидше за все, ви не знайдете їх в одному списку. Натомість у вас є кілька наліпок, недописаний електронний лист, нотатки й текстові файли в комп’ютері і, можливо, кілька програм у телефоні. Оберіть найбільш придатний для себе спосіб систематизації задач і «зберіться». Це може бути що завгодно: список у щоденнику, документ на робочому столі чи програма у телефоні.Проте, необхідно, аби ви могли додавати до свого списку завдання з будь-якого місця. Тобто, якщо ви користуєтеся комп’ютерною програмою, вам треба встановити систему, що дозволяє дистанційно від комп’ютера вводити завдання, наприклад ті, що ви отримали під час зустрічі.

2. Дотримуйтеся Правила 1-3-5

Тепер, коли у вас вже є повний список того, що треба зробити на роботі, необхідно визначитися із списком на кожний день. Структуруйте свій день за таким принципом: ви можете виконати одну велику справу, три – середні, і п’ять – маленьких. (Примітка: якщо більшість часу ви проводите на зустрічах, цей план треба відкоригувати.) Перед закінченням роботи перегляньте свій 1-3-5 план на наступний день, щоб вранці ви вже були готові приступити до справи. Якщо ж несподіванки у вашому житті трапляються щоденно, спробуйте лишити порожніми записи для однієї середньої й двох маленьких справ, щоб можна було вписати їх, коли шеф підкине нові завдання.

The 1-3-5 Rule to-do list

Звісно, нелегко скоротити список до 1-3-5 справ, проте дуже важливо визначитися із пріоритетами. Хай там як, у добі лише 24 години і ви зможете завершити лише певну кількість справ. Якщо ви змусите себе обирати 1-3-5 справ зі списку, то, зрештою, зробите саме ті, які обрали, а не ті, що могли б бути виконані випадково.Планування також означає, що ви матимете більш інформативні обговорення з вашим керівником, коли він чи вона раптово підкине вам щось термінове, а також отримаєте додаткові інструменти, що дозволять вам переглянути справи за ступенем пріорітетності. Наприклад, коли раптово з’являється термінова презентація, скажіть: «Певно, я зроблю її до 15.00, але у цьому випадку квартальні звіти будуть лише завтра, оскілки я планував працювати над ними сьогодні».

3. Зробіть одну важливу справу до обіду (краще не ту, що подобається)

Звичайно, це нелегко, але це працює. Візьміть одне велике або середнє завдання й приступіть до нього з самого ранку, навіть до того, як засядете за листи. Немає кращого відчуття, ніж викреслити складну задачу зі списку ще до обіду. Брайан Трейсі, автор багатьох книжок про те, як побудувати кар’єру і досягнути успіху, називає це висловом «з’їсти жабу», запозиченим з відомої фрази Марка Твена: «Якщо зранку з’їсти живу жабу, то весь день буде чудовим, адже найгірше вже позаду».Дехто визначає своїх «жаб» звечора, аби підготуватися до наступного дня; таким чином ви будете готові зайнятися ними вранці, і це дозволить не відкладати менш приємні завдання в довгий ящик.

4. Використовуйте календар як список поточних справ

Якщо ви вважаєте, що зазвичай переоцінюєте, скільки можете зробити за день, ефективним буде вносити поточні справи до вашого календаря, так само як зустрічі. Замість того, щоб складати план на окремому аркуші паперу, розпишіть його, залишивши достатньо часу на кожне завдання. На відсилання форми про кількість відпрацьованих годин HR менеджеру піде хвилин 15, а підготовка квартальної стратегії для всієї команди може зайняти кілька годин. Важливо бути реалістом.

5. Скоротіть час і кількість зустрічей для збільшення продуктивного часу

Нарешті, якщо ви збагнули, що справді не можете завершити заплановане на день, незважаючи на всі попередні поради, подумайте – можливо, ви страждаєте на синдром «забагато зустрічей».

Як колись сказав економіст Джон Кеннет Гелбрейт, «наради необхідні, коли не хочеться нічого робити». Дійсно, численні опитування щодо цієї проблеми виявили подібні результати, а саме: від чверті до половини проведеного на зустрічах часу просто змарновано, не кажучи вже про те, що ви не можете займатися запланованими справами.

Рішення: обмежте наради.

Перш ніж запланувати зустріч, поміркуйте, чи можна вирішити питання поштою чи телефоном, або просто завітати до офісу колеги на кілька хвилин. Якщо зустріч все ж необхідна, складіть перелік основних питань, щоб визначити учасників та найменшу кількість часу для її проведення.

Цілком нормально намітити 20-хвилинну нараду, немає потреби округляти до 30! Якщо ви зобов’язані проводити наради, намагайтеся планувати так, щоб проміжки між ними були якнайкоротші, аби лишити кілька тривалих відрізків трудового часу для серйозніших справ.Так, попередні реорганізація і планування – це інвестиції, що повернуться: лише уявіть, які ви будете щасливі, коли перед вами лежатиме список справ на день, і всі вони будуть викреслені.

Тому організуйте себе, тримайте усі записи в одному місці, мінімізуйте зайві клопоти й починайте перемагати цей (лише на один день) список)!Автор статті, Алекс Кавулакос – засновниця The Daily Muse, сайту, на якому вона уміло розробляє «плани підкорення світу» крок за кроком. У свій вільний час Алекс захоплюється їздою на велосипеді та насолоджується найкращим замороженим йогуртом в Нью-Йорку. Стежте за нею на twitter @acavoulacos.